elhamC

اصولی که باید در نظر داشته باشید
1- نامه های تجاری متفاوت هستند
این نوع مکاتبات معمولاً با مکاتبات علوم انسانی، علوم اجتماعی یا سایر رشته های دانشگاهی کاملاً متفاوت هستند. مکاتبات تجاری باید واضح و مختصر باشند نه تحریک آمیز یا خلاق و ویژگی ها و حقایق را مورد تأکید قرار دهد. البته این تمایز باعث نمی شود که مکاتبات تجاری برتر یا پایین تر از سبک های دیگر باشد. بلکه هدف و ملاحظات منحصر به فرد آنها را منعکس می کند.

هنگام نوشتن یک سند شغلی، باید فرض کنید مخاطبان شما مدت زمان محدودی برای خواندن آن دارند. خوانندگان شما به آنچه می گویید علاقه دارند زیرا نوشته های شما بر دنیای کاری آنها تأثیر می گذارد. آنها می خواهند “حرف آخر” شما را بشنوند.

حتما بخوانید: آموزش نوشتن اصولی نامه و ایمیل به زبان انگلیسی (رسمی و غیررسمی با مثال)

مکاتبات تجاری با شیوه مکالمه ای که اغلب در پیام های ایمیل مشاهده می شود متفاوت هستند و به سبک رسمی تر و قانونی که در قراردادها وجود دارد نوشته می شوند. سبکی بین این دو روش برای اکثر متن ها، ایمیل ها و نامه ها مناسب است. لحن بیش از حد رسمی می تواند به خوانندگان حس عدم نزدیکی را القا کند، و لحن بیش از حد صمیمی نیز ممکن است ناشایست یا غیرحرفه ای به نظر برسد. در نامه های تجاری، مانند همه نوشتارها، باید مخاطب خود را بشناسید.

در بیشتر موارد، نامه شما اولین تاثیری است که روی شخصی مقابل ایجاد می کنید. اگرچه مکاتبات تجاری با گذشت زمان رسمیت کمتری پیدا کرده اند، اما همواره باید توجه داشته باشید که محتوای نامه شما واضح باشد و با دقت نوشته شود.

2- ضمایر و فعل های معلوم در مقابل مجهول
ضمایر شخصی (مثل من، ما و شما) در نامه ها و مکاتبات مهم هستند. در چنین اسنادی بهتر است خودتان را به عنوان من و خواننده را به عنوان شما خطاب کنید. در نامه هایی که از طرف یک شرکت نوشته می شوند باید از ضمیر ما استفاده شود، و در این حالت شرکت به آنچه شما نوشته اید متعهد می شود. در اظهار نظرها، از من و در زمان ارائه خط مشی شرکت، از ما استفاده کنید.

بهترین نویسندگان تلاش می کنند به سبکی دست پیدا کنند که کاملاً واضح باشد و پیام های آنها را به درستی انتقال دهد. یک راه مناسب برای دستیابی به یک سبک نوشتاری واضح، به حداقل رساندن استفاده از افعال مجهول است. اگرچه گاهی اوقات استفاده از افعال مجهول ضروری است، اما در اکثر موارد خواننده را کسل می کند و مبهم یا بیش از حد غیر شخصی به نظر می رسد. در اینجا مثالی از دو جمله معلوم و مجهول آورده شده است:

جمله مجهول:

“The net benefits of subsidiary divestiture were grossly overestimated.”   “سود خالص واگذاری شرکتهای فرعی بیش از حد تخمین زده شده بود.”
[چه کسی سود را بیش از حد ارزیابی کرده است؟]
جمله معلوم:

Active voice: The Global Finance Team grossly overestimated the net benefits of subsidiary divestiture.  تیم مالی جهانی سود خالص واگذاری شرکتهای فرعی را بیش از حد ارزیابی کرد.
مشخص است که جمله دوم واضح تر است و ترجیح داده می شود.

البته، در هر قاعده استثنائاتی نیز وجود دارد. اگر شما رئیس تیم مالی جهانی باشید چه می کنید؟ ممکن است بخواهید پیام خود را بدون جلب توجه بیش از حد به این واقعیت که مسئولیت این خطا به عهده تیم شما بوده است منتقل کنید. جملات مجهول به شما اجازه می دهند تا روی هر نقطه ای که می خواهید تمرکز کنید- اما باید از آنها کمتر استفاده کنید.

3- تمرکز و ویژگی ها
نامه های تجاری باید واضح و مختصر باشند. اما باید مواظب باشید که سند شما به مجموعه ای از جملات کوتاه بی معنی و ناموزون تبدیل نشود. این نکته را هم بخاطر داشته باشید که “مختصر” به معنای “رک” نیست – شما باید به لحن خود و مخاطبی که برای او می نویسید فکر کنید. مثالهای زیر را در نظر بگیرید:

پس از بررسی دقیق طرح پیشنهادی شما، تصمیم گرفتیم پروژه های دیگر را در این سه ماهه در اولویت قرار دهیم.

هیچ کس به ایده پروژه شما علاقه ندارد، بنابراین ما نمی خواهیم بودجه لازم را به شما ارائه دهیم.

حتما بخوانید: نکات بسیار مهم برای ایمیل کردن رزومه انگلیسی برای دانشگاهها یا شرکتها

جمله اول یک نسخه ضعیف تر است و بر واقعیت هایی که به طور مستقیم به نکته آن ربطی ندارند تمرکز می کند. جمله دوم اطلاعات را به روشی ساده و مستقیم ارائه می دهد. اما کاملا مشخص است که عبارت اول دیپلماتیک تر و محترامانه تر است (با اینکه جکله دوم مختصرتر است) و در مقایسه جمله دوم کمی خشن است و احتمالاً باعث تحریک واکنش منفی خواهد شد.

 

برای مطالعه ادامه مطلب کلیک کنید....